設計図や図面の管理
設計図や
図面の管理
毎日の様に取引先から届く紙図面や製作仕様書の保管場所の確保や版管理、過去図面/仕様書を探し出す作業に時間がかかっている。
記録のIT化の方法
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PCインストール型の
図面管理ソフトを使って管理する -
・整理、管理はしやすいが外出先の
タイムリーな確認は困難
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紙媒体でファイル管理
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・全体感が見やすく、補足情報なども
確認しやすいが検索に時間がかかる
クラウドサービスを活用する
図面をスキャンしてクラウド上で管理することでどこでも最新のデータを閲覧することが出来る。
京セラ複合機ならEvernoteと連携し直接印刷することも。
印刷コストの削減
印刷コストの削減
社内用・社外用問わず、間取り図や図面などの印刷が多く、出力コストが気になります。
コストを抑えられる大量カラー印刷方法
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両面印刷や縮小印刷をする
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・1枚で2枚分以上のデータを見れるため
コストを50%以上削減できる。
・小さくなるため見づらく、両面にすると
並べて見ることが出来ない。
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カラー原稿も白黒印刷する
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・白黒印刷時の料金になるので
コストは安くなる。
・色分けが出ないので
グラフや表が分かりづらい。
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エコプリントを利用する
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・色合いはそのままでコストを
下げたカラー印刷ができる。
・色が薄くなるので似たような
色は見分けづらくなる。
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FAXの紛失を防ぐ
FAXの紛失を防ぐ
FAXで届いた請求書や納品書の出しっぱなしは紛失・情報漏えいに繋がります。ですが作業中は限られた時間しかコピー機を確認できない。
FAXの運用方法
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データで保存し紙で出力しない
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・印刷コストが丸ごと削減でき、
紙の紛失がなくなる。
・印刷されないので届いたタイミングで
気付くことが難しい。
自動「SMB転送」「Email転送」を活用する。
受給FAXを同時に「SMB転送」「Email転送」することで、ファイルサーバーやNASへ自動転送すると同時にMailで受信通知もできる仕組みを作ることができます。
共有フォルダーに保存することでチームでリアルタイムに共有することができ、PCの使用者に依存されません。もちろん紛失もなく、データとして保管することが可能です。
「特定の日時に受信したFAXを確認したい」といった内容でもデータであれば検索で簡単に探し出すことが出来ます。