ビジネスメールを送るときのマナー4回目は「メールの開封通知の強要」です。メールがきちんと相手に届いたか、相手が開封したかは気になるところです。特にメールをビジネスで活用するなら知っておきたい情報となります。今回はメールにおける配信確認機能や、その際のマナーについてご紹介します。
配信確認とは
配信確認とは、相手のメールボックスにきちんとメールが配信されたかを通知してくれる機能です。
メールは、さまざまな要因によって届かないことがあります。アドレスの入力ミスや一時的なサーバーエラーだけではなく、相手のセキュリティによってブロックされているなどのケースも考えられます。
特に配信量が多い場合は、迷惑メールとして扱われ、多くのサーバーに届いていない可能性もあるでしょう。このようなケースを回避するためにも、配信確認機能は積極的に活用するのがおすすめです。
開封確認とは
開封確認は、相手が受信したメールを実際に開封したのかを通知してくれる機能です。
相手が開封していない場合に、別の手段で連絡するなどの対応策をとることができます。開封確認を行う上では、相手側にポップアップが表示されるのも特徴です。相手がこのポップアップ上での確認通知を送るようにリアクションをしないと、送信側にも開封したかはわからないという点は覚えておきましょう。
メリットとデメリット
配信通知も開封通知も、きちんと相手にメールが届いたかを確認できるというのは、ビジネス上において多くのメリットがあります。相手から返信が来ない場合に、メールがそもそも届いているのか、開封されているのかがわかるのは、送信者にとって非常に助かります。
ただし、配信通知では相手が開封したかまではわかりません。また開封通知には、相手にリアクションを強いてしまい、場合によっては煩わしいと思わせてしまうというデメリットがあります。開封されたかどうかを知りたいのは、あくまで送り手側の都合であることは、心に留めておかなければなりません。
マナー違反と感じる人は多い？
開封確認は、送信先の相手に対し『あなたは本当にこのメールを見ましたか？』と問いかける機能です。そのため自分が信用されていないと解釈し、不快に思う人もいるかもしれません。マナー違反とまではいきませんが、相手の感覚に寄るところが大きいのも事実です。そのため、大切なのは、相手を不快にさせないポイントを押さえておくことと言えます。
相手を不快にさせないことが大事
開封確認を失礼とは思っていなくても、頻繁に連絡をやりとりする相手のメールすべてに開封確認の表示がされれば、煩わしさを感じてしまう人もいるでしょう。特に営業メールに開封確認を付けるのはおすすめしません。相手にとっては一方的に送られてきたメールである上に、さらに読んだかどうかを要求されるというのは、かなり相手を不快にさせる可能性があります。
すぐに確認が必要なメールや重要性の高いメール以外は、極力使わないようにしましょう！
