メールは顔の見えないやりとりです。特にビジネスでのメールは、あなたのメールひとつで会社の印象が左右されます。
これから暫くの間電子メールの基礎知識から、ビジネスメールのマナー・作法などをご説明いたします。
メールのメリット
＜低コスト＞
手紙にくらべ低コスト ( 世界中どこでも同じ料金 ) で、短時間で相手に届けることができます。郵送などと比べるとかなりの低コストでやりとりが可能です。
＜相手の時間を拘束しない＞
メールは送りたいときに送り、相手も読みたいときに読むことができます。仕事の隙間時間に対応することもでき、融通が利きます。対面や電話の場合は、相手の時間を拘束してしまいます。「迷惑を掛けている」「申し訳ない」という気持ちが芽生えるかもしれませんが、それがメールにはありません。送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。
＜同時にたくさんの人に送れる＞
メールを使えば「1対n（複数）」の情報発信ができます。発信先は、10名でも、20名でも可能です。メール配信システムを使えば、10万人でも、100万人でも配信することが出来ます。メール作成にかかる労力は、送信先が増えても変わりません。
＜ファイルを添付できる＞
ファイルを添付して送ることができます。 ( 画像ファイルの他、文書ファイル、音声ファイルなど、さまざまなファイルを添付できます )また、添付できるだけでなく、そのデータを保存し加工することも可能です。
＜履歴を追える＞
エビデンスが残るため、「言った」「言わない」のトラブルを回避することができます。いつ誰がどのようなメールを送ったのか、それに対してどのような反応があったのか。メールの履歴はコミュニケーションの貴重な財産です。また、いつ頃どんなやり取りがあったのかをあとで確認することも出来ます。備忘録としても役立つのがメールです。
メールのデメリット
＜すぐに読まれるとは限らない＞
相手が反応（電話やメールなど）をしない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません。メールは、通信経路のどこかで無くなってしまったり、受信したとしても自動的に迷惑メールに振り分けられている可能性もあります。素早い反応が欲しい場合には、それを意識した件名、本文を作成手メールを送りましょう。また、反応がなく不安に思うときは、電話などで確認することも考えましょう。
＜誤解が生まれやすい＞
メールは受け取った人が一方的な都合で解釈してしまう傾向があるツールです。これが対面ならば相手の反応を見て、言い換えたり、説明を追加することも出来ます。しかしメールは相手がどのような反応をしているか、どのような理解をしているかがわかりません。
＜送ったメールは取り消せない＞
1度送ったメールは取り戻すことができません。送った瞬間にコンセントを抜いても通常は間に合いません。金額の間違ったメールや失礼ないメールを送ったとしても取り消せません。受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。後悔をしないためにも、内容を十分に確認することが大切です。
＜コミュニケーションが深まらないことがある＞
電話や直接会って話をすれば、表情や話し方など雰囲気によって相手に良い印象を与えたり、話が膨らんだりしてコミュニケーションが深まることがあります。
しかし、メールだけで連絡を取り合っていると、無機質な感じになりがちなのでコミュニケーションが深まらないこともあるでしょう。
＜セキュリティの問題＞
情報の漏洩や、ウィルスメールが送られてくる可能性があり注意が必要です。
