取引形態や物品の使用方法によって、適切な勘定科目は変わります。また、同じ物品を購入した場合とリース契約した場合、またはレンタル契約した場合でも、勘定科目は異なります。そこで、今回はコピー機を導入したときの勘定科目を、購入とリースそれぞれのケース別に詳しくご紹介します。
勘定科目と仕訳について
勘定科目は有形・無形の物品を簿記会計上のカテゴリーで示すものです。例えば、「お金」でも、現金・普通預金・定期預金など、多くの勘定科目があります。
仕訳は、勘定科目を2つ以上組み合わせて意味を持たせることです。例えば、「現金で100万円」の場合、「勘定科目：現金」だけでは収入なのか支出なのか不明です。そこで、資産が増えた場合は借方科目に、資産が減少した場合は貸方科目とします。建物の購入であれば、「借方の勘定科目：建物100万円、貸方の勘定費目：現金100万円」とすることによって、建物という資産が100万円増加し、現金という資産が100万円減少したことが明確になります。
コピー機を購入した場合の勘定科目
コピー機の勘定科目は購入とリースで異なりますが、コピー機の購入価格によっても異なります。適切な勘定科目に分類するためには、まずは購入したコピー機の価格を確認する必要があります。購入価格によって「消耗品費」つまり販売管理費か、「工具器具備品」に区分することができます。勘定科目を判断する価格は、10万円が一つのラインになります。コピー機の購入価格が10万円未満の場合には勘定科目は消耗品費となり、コピー購入費用の全額を必要経費へ算入し一括経費とします。
それに対し、購入価格が10万円以上の場合には勘定科目は工具器具備品となり、固定資産に該当します。この場合は購入金額を全額経費として計上することはできません。耐用年数を5年とし減価償却する必要があります。５年で減価償却するということは、経費ではなく資産として５年かけて資産価値を減らして費用計上するということです。
コピー機をリースした場合の勘定科目
コピー機をリースした場合の勘定科目は、コピー機を購入した場合とは違い「リース資産」となります。取得時に資産として計上し、その際の金利はリース資産には含めません。支払い時に支払利息として処理する必要があります。
リースには「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」があり、この２つは取引形態によって分けられています。ファイナンスリースはリース取引期間中の契約解除ができないという特徴を持ち、それ以外のリースをオペレーティングリースに区分します。ファイナンスリースはさらに細く区分され、所有権移転ファイナンスリースと所有件移転外ファイナンスリースで分けることができます。また、所有権移転ファイナンスリースと所有件移転外ファイナンスリースでは勘定科目が異なります。
●ファイナンスリース
お金を借りて資産を購入し、使いながら返済する取引。リース期間中に資産が故障した場合、直す責任が発生します。
- 所有権移転ファイナンスリース…リース期間満了後、リースしていた資産をもらえる取引。
- 所有権移転外ファイナンスリース…リース期間満了後、リース会社に資産を返却する取引。
コピー機のリース契約のほとんどは、契約終了後の所有権をリース会社に返却する「所有権移転外ファイナンスリース取引」に該当します。
リース期間が満了した場合には品物を返却することとなる「所有権移転外ファイナンスリース」の場合は、取得時に「リース資産」、支払い時に「リース債務」を計上するのですが、「リース資産定額法」により減価償却するため、リース資産総額をリース期間で月割りにしてその事業年度の月数分を「減価償却費」として費用計上することとなります。
●オペレーティングリース
契約期間に応じたリース料を支払い、契約満了後に資産を返却する取引。リース契約期間中に資産が故障しても直す責任は発生しません。レンタルの契約形態はオペレーティングリースに該当します。
●中小企業の場合、以下の条件に当てはまるリース契約は消耗品費として会計処理できるケースがあります。
- リース契約期間が1年以内
- 1件あたりのリース総額が300万円以下
●コピー機・複合機をリース(所有権移転外ファイナンスリース)した場合、勘定科目は「リース料」になります。
コピー機をレンタルした場合の勘定科目
イベントなど短期間だけ複合機を利用したいケースでは、レンタル契約がおすすめです。レンタル契約は、極端な例だと利用期間1日でも契約でき、リース契約と違い強制的な契約期間がないため、途中解約もできます。
コピー機をレンタルした場合の勘定科目は「賃借料」として処理します。レンタルとリースは似ているため混同されがちですが、この２つは契約形態が異なる全く別のものです。会計処理する際には自社の契約がリースなのかレンタルなのかを確認し、正しい処理をする必要があります。
コピー機の導入なら「ACNコピー機.com」！
新しいコピー機の導入や入れ替えをご検討の方は、コピー機や複合機の総合サイトのACNコピー機.comを検討してみてください。ACNは全国展開しており、コピー機の不具合や故障などのトラブルにも素早く対応できる自社メンテナンスが大変喜ばれています。また、コピー機だけでなく、オフィス機器である業務用エアコンやセキュリティなどもワンストップでご提案可能です！
